Has elegido el lugar, cerrado la fecha y ya tienes el diseño de tus invitaciones prácticamente listo. Ahora viene la pregunta que te quita el sueño: ¿cuándo las entrego? Demasiado pronto y tus invitados pueden olvidarse. Demasiado tarde y se te quedan fuera por falta de tiempo. Acertar con el momento exacto no es un detalle menor: es la diferencia entre tener a todos los que amas a tu lado o recibir disculpas de última hora.
El plazo estándar: entre 2 y 4 meses antes de la boda
Para bodas que se celebran en la misma ciudad o provincia donde vive la mayoría de tus invitados, el rango ideal está entre 2 y 4 meses de antelación. Este plazo funciona porque les da tiempo suficiente para cuadrar sus agendas, buscar look, comprar regalo y confirmar asistencia sin agobios.
¿Por qué no menos? Porque una boda no es una cena improvisada. La gente necesita organizarse: pedir el día libre, reservar niñera si tienen hijos pequeños, coordinar con su pareja o decidir si van solas. Un mes puede parecer suficiente, pero en la práctica es justo.
¿Y por qué no más? Porque pasados los 4 meses, la fecha empieza a difuminarse en el calendario mental de la gente. La invitación se guarda en un cajón, la vida sigue y cuando quieres acordarte, alguien ya ha reservado ese fin de semana para otra cosa.
Tres meses es el punto dulce para la mayoría de bodas locales. Ni muy cerca ni muy lejos.
Si tus invitados vienen de lejos, adelanta el calendario
Aquí cambia todo. Si una parte importante de tu lista tiene que coger un avión, conducir tres horas o cruzar media España para llegar a tu boda, necesitas entre 4 y 6 meses de antelación como mínimo.
La razón es simple: organizar un desplazamiento lleva tiempo y dinero. Tus invitados tienen que reservar vuelos (y los precios suben cuanto más se acerca la fecha), buscar hotel o alojamiento, pedir días de vacaciones en el trabajo, decidir si se llevan a los niños o los dejan con los abuelos, coordinar con otros invitados para compartir coche… Todo eso no se resuelve en dos semanas.
Si tu boda es en otra ciudad o país y muchos de tus invitados vienen de fuera, 6 meses es lo ideal. Así les das margen real para planificar sin que su presencia se convierta en una carrera contrarreloj.
El Save the Date: tu mejor aliado para bodas con desplazamientos
Si todavía no tienes las invitaciones listas pero ya sabes la fecha y el lugar, envía un Save the Date entre 7 y 9 meses antes. No hace falta que sea nada elaborado: un mensaje digital, una postal sencilla o incluso un email bonito con la información básica. Lo importante es que bloqueen la fecha en su agenda cuanto antes.
Luego, cuando tengas las invitaciones definitivas, las entregas con 3 o 4 meses de margen. Así cubres las dos necesidades: aviso temprano para los que vienen de lejos y recordatorio formal más cerca de la fecha.
Bodas en verano o fechas señaladas: suma un mes más
Julio, agosto, Navidad, Semana Santa, puentes largos… son fechas en las que todo el mundo tiene planes. Si tu boda cae en temporada alta, necesitas anticiparte más de lo habitual.
La recomendación es clara: entrega las invitaciones con 4 o 5 meses de antelación. ¿Por qué? Porque en verano la gente reserva vacaciones con meses de antelación, planifica viajes, se apunta a bodas de otros amigos… Si llegas tarde, tu fecha puede chocar con algo que ya tenían cerrado.
Lo mismo pasa en Navidad. Muchas familias tienen tradiciones inamovibles o viajes programados. Cuanto antes avises, más fácil será que prioricen tu boda.
Además, si tu boda es en un destino turístico popular (costa, montaña, ciudades con mucho turismo), los alojamientos se llenan rápido en temporada alta. Tus invitados te lo agradecerán si les das tiempo para encontrar algo decente a buen precio.
¿Y si voy tarde? Soluciones si ya se te echó el tiempo encima
Pasa más de lo que crees. Entre el diseño, la imprenta, los cambios de última hora y la vida real que no para, de repente te das cuenta de que tu boda está a la vuelta de la esquina y todavía no has entregado ni una invitación.
Respira. No es el fin del mundo, pero tienes que actuar rápido.
Primera solución: entrega en mano express. Organiza quedadas rápidas, aprovecha cualquier encuentro familiar o laboral, y reparte todas las que puedas personalmente. Es más rápido que el correo y de paso te aseguras de que las reciben.
Segunda solución: invitaciones digitales como refuerzo. Si todavía faltan invitaciones por llegar o si necesitas avisar urgentemente, envía una versión digital por WhatsApp o email con todos los datos. No sustituye la invitación física si ya la tenías hecha, pero al menos garantiza que la información llegue a tiempo.
Tercera solución: llamadas personales. Sí, es más trabajo, pero si realmente vas muy justa de tiempo, una llamada directa a los invitados más importantes asegura que saben la fecha, la hora y el lugar. Luego les haces llegar la invitación como detalle, pero al menos ya están avisados.
Lo importante aquí es no paralizar por perfeccionismo. Mejor una invitación que llegue a tiempo aunque sea por email que una invitación impecable que llegue demasiado tarde.
Cuándo encargar las invitaciones (para tenerlas a tiempo)
Ojo, porque entregar las invitaciones y encargarlas no es lo mismo. Mucha gente confunde estos dos momentos y acaba estresada.
La regla práctica: encarga tus invitaciones entre 5 y 6 meses antes de la boda. Ese es el tiempo que necesitas para todo el proceso: diseño, revisiones, impresión, montaje, envío a tu casa, y margen por si algo falla.
¿Qué incluye ese plazo?
- Reuniones con el diseñador o tiempo para diseñarlas tú misma (de 2 a 4 semanas).
- Revisión de pruebas y ajustes (1 o 2 semanas).
- Impresión y montaje en la imprenta (de 2 a 4 semanas según complejidad).
- Envío a tu domicilio y tiempo de seguridad (1 semana).
Si además tus invitaciones llevan detalles especiales como sobres forrados, sellos de lacre personalizados, cintas, fajas o cualquier elemento que requiera montaje manual, suma otra semana o dos.
Encargando con 6 meses de margen, tienes tiempo de entregarlas con 3 o 4 meses de antelación sin correr como loca. Si lo dejas para el último momento, acabarás pagando urgencias o sacrificando detalles que te importaban.
En mano o por correo: elige tu estrategia según tu lista
No todas las invitaciones tienen que entregarse de la misma forma. Puedes (y debes) adaptar tu estrategia según tu lista de invitados.
Entrega en mano es la opción más personal y emotiva. Ver la cara de tus amigas cuando les das la invitación, el abrazo de tu abuela, la ilusión de tu hermana… esos momentos no tienen precio. Pero requiere tiempo, desplazamientos y coordinación.
Si optas por esta vía, organízate bien. Aprovecha reuniones familiares, cumpleaños, comidas del domingo, quedadas con amigas… Cualquier momento en el que coincidas con varios invitados a la vez es perfecto. Así rentabilizas el esfuerzo.
Por correo certificado es la solución más práctica para invitados que viven lejos o a los que ves poco. El certificado te da seguridad de que llegan y además puedes hacer seguimiento. Eso sí, cuenta que el correo puede tardar de 3 a 5 días hábiles, así que adelántate.
La opción mixta es la más común y sensata: entregas en mano a familia cercana, amigos íntimos y gente que ves a menudo, y envías por correo al resto. Así combinas cercanía con eficiencia.
Un último consejo: si envías por correo, haz una llamada o un mensaje para confirmar que llegaron. No des por hecho que todo salió bien. A veces los sobres se pierden, llegan a la casa equivocada o se quedan olvidados en el buzón. Una confirmación rápida te ahorra sorpresas desagradables.
Los errores más comunes al entregar las invitaciones
Después de años viendo bodas desde dentro, te puedo asegurar que estos son los fallos que se repiten una y otra vez. Evítalos y te ahorrarás dolores de cabeza.
Error número uno: entregarlas con más de 6 meses de antelación. La tentación de quitártelo de encima cuanto antes es real, pero no caigas en ella. Seis meses es demasiado tiempo. La gente olvida, pierde la invitación, cambian sus planes… y luego tú no sabes si vienen o no.
Error número dos: entregarlas con menos de un mes. Esto es casi peor. No hay tiempo material para organizarse. Los invitados que vienen de fuera no encuentran alojamiento decente, los vuelos están carísimos, y mucha gente ya tiene planes que no puede cancelar. Un mes es el mínimo absoluto, y solo para bodas muy locales y sencillas.
Error número tres: no confirmar que las recibieron. Especialmente si las envías por correo. Das por hecho que llegaron y resulta que tres invitados nunca las vieron. Siempre confirma, aunque sea con un mensaje rápido.
Error número cuatro: no tener en cuenta las vacaciones de verano. En julio y agosto la gente está de viaje, en la playa, fuera de casa. Si envías las invitaciones en plena ola de calor y todo el mundo está desconectado, pueden pasar semanas hasta que realmente las lean con atención.
Error número cinco: tratar a todos los invitados por igual. Los que viven en tu ciudad no necesitan el mismo margen que los que vienen desde el extranjero. Adapta los plazos según cada grupo y tendrás menos problemas de confirmación.
Acertar con el momento de entregar tus invitaciones no es un capricho ni un detalle de protocolo. Es garantizar que las personas que más quieres puedan estar ahí contigo sin carreras, sin estrés y sin imprevistos. Dale a tu gente el tiempo que necesita para organizarse bien, y tu boda empezará con buen pie mucho antes del día señalado.
